Manchmal ist es notwendig Texte die in einer Spalte stehen in mehrere Spalten aufzuteilen. Stellen sie sich vor sie haben eine Liste in der die Postleitzahl und der Ort in einer Zelle stehen. Sie möchten die Liste aber nach dem Ort sortieren. Dazu müssen die Postleitzahl und der Ort jeweils in einer eigenen Zelle stehen. Um die Daten zu trennen stellt Excel das Tool Text in Spalten zur Verfügung.

• Markieren sie dazu die Daten und wählen sie dann das Menüband Daten aus. Dort klicken sie auf das Symbol Text in Spalten. Es öffnet sich der Textkonvertierungs-Assistent.

• Wählen sie nun Getrennt oder Feste Breite aus. Getrennt bedeutet dabei das die Daten durch ein Zeichen wie Komma, Tabstopp oder Leerzeichen getrennt sind. Feste Breite bedeutet das die Daten jeweils eine bestimmte Anzahl von Zeichen haben.

• Im zweiten Schritt wird dann ausgewählt durch welches Zeichen die Daten getrennt sind. Es kann auch jedes beliebige Zeichen unter „Andere“, wie zum Beispiel das €-Zeichen, eingetragen werden. In der Datenvorschau können sie das Ergebnis bereits sehen.

• Im letzten Schritt können sie das Datenformat für jede Spalte auswählen. Zusätzlich können sie noch den Zielbereich ändern. Dort werden dann die getrennten Daten eingefügt.

Nachdem sie auf Fertig stellen geklickt haben werden die Daten im Zielbereich getrennt angezeigt.